Wil jij vanuit een centrale positie binnen onze organisatie bijdragen aan de ondersteuning van het managementteam? Wegens het vertrek van onze huidige management assistent zoeken we voor het bestuursbureau een managementassistent die de agenda’s beheert, overzicht houdt en actief bijdraagt aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden van onze MT-leden.
Managementassistent – 32 tot 38 uur per week
Als managementassistent ondersteun je onze 4 MT leden in de breedste zin van het woord. Omdat de staffuncties met elkaar op de Veemkade zitten, zijn de lijnen kort en hebt je veel contacten met collega’s van verschillende afdelingen.
Deze functie valt hiërarchisch onder de bestuurssecretaris en maakt onderdeel uit van het bestuursbureau waar de directiesecretaresse, de coördinator kwaliteit en veiligheid en de coördinator communicatie een onderdeel vanuit maken.
De belangrijkste taken:
- Als managementassistent beheer je de complexe agenda’s van de MT leden. Dit betekent overleggen plannen met interne collega’s en externe stakeholders, die op verschillende locaties werken en ieder met een eigen rooster. Vaak met spoed en er komen ook vaak ad hoc verzoeken en wijzigingen. Deze dagelijkse puzzel moet je energie geven;
- Ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitwerking (notulen) van diverse overleggen. Deze overleggen zijn voornamelijk intern (zoals afdeling overleggen) maar kunnen ook met externen zijn (zoals regionale en cluster overleggen). De overleggen vinden veelal plaats tijdens kantoortijden, maar soms ook in het begin van de avond;
- Projectondersteuning vormt een nieuw onderdeel van deze functie. Samen met de bestuurssecretaris en de MT-leden werk je aan een passende invulling hiervan. Denk daarbij aan het bewaken van planningen, organiseren van overleggen, notuleren van vergaderingen, opvolgen van acties en ondersteunen van projectmatige werkzaamheden.
Waarom is dit een interessante stap?
In deze functie krijg je de mogelijkheid om nauw samen te werken met het managementteam en betrokken te zijn bij organisatie brede ontwikkelingen. Je hebt een centrale rol binnen de organisatie en krijgt veel ruimte om mee te denken over processen en verbeteringen.
Samen met onze directiesecretaresse deel je een kantoor waardoor er veel onderlinge afstemming mogelijk is.
De functie is ingeschaald in schaal 6 van de CAO Huisartsenzorg. Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris tussen € 4.061 en € 4.651 bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week. Daarnaast ontvang je ook in deze functie onder andere een eindejaarsuitkering van 8,33% en zijn er diverse mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling.
Wat breng je mee?
- MBO+/HBO werk- en denkniveau;
- Minimaal 5 jaar relevante werkervaring met name met complex agendabeheer;
- Kennis van het volledige MS Officepakket, Teams en Outlook kennen voor jou geen geheimen;
Persoonlijke vaardigheden:
- Hands-on mentaliteit met een proactieve houding.
- Nauwkeurig en precies.
- Je houdt het overzicht in een veranderende context met meerdere belangen en prioriteiten
- Flexibiliteit; je haalt er energie uit als zaken anders lopen dan verwacht
- Je bent integer; door de spilfunctie van deze rol heb je veel informatie tot je beschikking. Je kunt hier vertrouwelijk mee omgaan.
Als je eerst meer informatie wilt over de functie en de mogelijkheden, neem dan contact op met Anouk Wolters, bestuurssecretaris op telefoonnummer 06 5135 4776. Twijfel je of wil je eerst langskomen om te zien waar we zitten? Een oriënterend kopje koffie behoort tot de mogelijkheden.
We ontvangen graag je CV en een korte motivatie middels onderstaand sollicitatieformulier.
De organisatie
Huisartsenposten Amsterdam (HpA) is verantwoordelijk voor de spoed huisartsenzorg in de avond, nacht, het weekend en op feestdagen. Dit doen we vanuit vier huisartsenspoedposten en een centrale triagepost. Op deze locaties werken triagisten, baliemedewerkers en huisartsen, ondersteund en aangestuurd door teamleiders en medisch managers vanuit duaal management.
Bij Huisartsenposten Amsterdam werken ruim 250 medewerkers en zijn circa 690 huisartsen aangesloten. Op de triagepost komen uiteenlopende hulpvragen van patiënten binnen en wordt de urgentie ingeschat. Na een deskundige beoordeling krijgt de patiënt telefonisch advies of wordt passende medische zorg geboden op één van de spoedposten of thuis. We werken daarbij steeds intensiever samen met verschillende ketenpartners binnen de acute zorg in Amsterdam en omgeving.